Компании, как и обычные граждане могут оплачивать свои расходы с помощью банковских карт. Однако, несмотря на все удобство такой схемы, есть некоторые сложности в оформлении и учете данных расходов. Их и попытаемся рассмотреть.

Стас Белый, Клерк.Ру

Для того, чтобы оформить платежную карту на фирму нужно заключить договор с банком. Большинство кредитных организация предоставляют такие услуги. Однако, если договор с банком заключает организация (клиент), то держателем банковской карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы. Это может быть как директор компании, так и любой другой человек. Именно его имя, а не название фирмы, будет указано на карте.

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт. Первая – расчетная карта, она предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете. Вторая карта – кредитная. Расчеты по таким картам осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Таким образом, эти два вида банковских карт отличаются друг от друга тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на уже открытый банковский счет или открыть специальный карточный счет в банке. Во втором случае банк фактически предоставляет организации кредит.

Клиенты (т.е. фирмы) заключают договор с кредитной организацией, в котором определяются конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам.

Держатель карты, уполномоченный компанией, может совершать операции с использованием нескольких расчетных и кредитных карт, выданных одним банком. По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией - эмитентом лицу, уполномоченному клиентом. Все это должно быть предусмотрено в договоре обслуживания с банком.

Кредитная карта оформляется непосредственно на физическое лицо - держателя карты, которые могут могут осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт следующие операции:

Получение наличных денежных средств;

Оплата расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

Получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории России;

Оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ.

Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.

Большой плюс таких операций состоит в том, что на оплату товаров, работ, услуг между организациями не распространяется предел наличных расчетов - 60 тысяч рублей. Ведь этот лимит действует только на наличные расчеты. А оплата товаров, работ или услуг посредством банковской карты «является инструментом безналичных расчетов».

В учете

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является реестр платежей или электронный журнал. И тот и другой документ выдает банк, причем реестр обычно выдается на бумаге, а журнал в электронном виде

Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. В последствии эти документы могут быть получены фирмой.

Это важно!
Об оформлении карты фирма должна сообщить в налоговую инспекцию. Также как и об открытии любого другого счета, компания должна уведомить налоговиков в десятидневный срок. Нарушение этого срока влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей (пункт 1 статьи 118 НК РФ).

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 51 «Расчетный счет»
Перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного счета

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 52 «Валютный счет»
Перечислены денежные средства на банковский карточный счет с валютного счета

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

В бухгалтерском учете организации при оплате услуг банка оформляется следующая проводка:

Оплачены услуги банка

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых банком.

Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет - неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты не обязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Если каждой расчетной карте соответствует отдельный карточный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт.

При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 10 января 2000 года №2н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000» (далее ПБУ 3/2000), иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета; причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы»:

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 91 субсчет «Прочие доходы»
Отражена сумма положительной курсовой разницы

Д 91 субсчет «Прочие расходы» К 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Отражена сумма отрицательной курсовой разницы

Под отчет

Деньги, списанные со счета юридического лица, считаются выданными под отчет держателю банковской карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. В этом случае работник должен предоставлять авансовые отчеты и подтверждающие затраты документы. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Д 73 «Расчеты с персоналом» К 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Отражено списание наличных денег со специального карточного счета не подтвержденное первичными документами

При получении авансового отчета, осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью организации, то последний обязан их возместить. Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника.

1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

2) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;

6) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

7) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;

8) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта, в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в подпунктах 6 - 8 настоящего пункта, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 - 8 настоящего пункта, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством».

· получать наличные российские рубли для расчетов на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории нашей страны, а также для оплаты расходов, связанных с командировками работников по России;

· получать наличную иностранную валюту за пределами Российской Федерации для оплаты расходов по загранкомандировкам;

· осуществлять безналичную оплату расходов в российских рублях, связанных с командированием работников в пределах Российской Федерации, и в иностранной валюте - по командировкам за рубеж;

· осуществлять безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в российских рублях;

· осуществлять безналичную оплату в российских рублях расходов представительского характера на территории Российской Федерации и в иностранной валюте - за пределами России.

Отметим, что наиболее часто организации используют пластиковые карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов. Особенно сильно оценить удобство использования банковских карт можно при направлении сотрудников в служебные командировки за границу. Причем это выгодно и физическим лицам, выезжающим за рубеж (не нужно везти с собой наличные, кроме того, значительно экономится время на оформление командировки) и организациям, так как отпадает необходимость в открытии валютного счета для приобретения наличной валюты. В соответствии с Положением №23-П, при списании со счета клиента средств в российских рублях для оплаты расходов в иностранной валюте, иностранная валюта, приобретаемая банком – эмитентом за счет рублевых счетов клиента, не зачисляется на его текущий валютный счет.

Обратите внимание!

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, в бухгалтерском учете организации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (далее - ПБУ 10/99), является операционными расходами и учитывается по дебету счета 91.2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы вознаграждения, удержанные банком за обслуживание специального карточного счета, учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме в соответствии с НК РФ.

Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Специальный карточный счет».

Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитику существенно влияют условия выпуска и использования корпоративных карт, предлагаемых банком. Так, например, при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). Будет целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Обратите внимание!

Рассмотрим на примере, каким образом в учете организации отражаются операции с использованием расчетной корпоративной карты.

В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету 44 «Расходы на продажу» .

Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией НК РФ). Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию. Согласно НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета-фактуры, выданного рестораном НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отразит это следующими бухгалтерскими проводками:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
			Выдана под отчет работнику организации расчетная корпоративная карта для оплаты представительских расходов.
			Расчетная корпоративная карта возвращена подотчетным лицом
			Отражено получение наличных денежных средств
			Отражены расходы на проведение официального обеда в ресторане
			Отражена сумма НДС со стоимости официального обеда
			Списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка
			Принят к вычету НДС с услуг ресторана.

Обратите внимание!

В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов.

Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам. Такое положение установлено НК РФ.

Обратите внимание!

Использование организацией счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Мы уже обращали внимание на то обстоятельство, что денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям подпунктов 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. Такая операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Используя в своей деятельности заемные средства организация заемщик должна руководствоваться Приказом Минфина Российской Федерации от 2 августа 2001 года №60н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» ПБУ 15/01». В соответствии с пунктами 16 и 17 указанного документа:

«16. Начисление процентов по полученным займам и кредитам организация производит в соответствии с порядком, установленным в договоре займа и (или) кредитном договоре.

17. Задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров».

В бухгалтерском учете организации-заемщика, сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов (на основании пункта 11 ПБУ 10/99) и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» .

Обратите внимание!

Налоговое законодательство относит сумму процентов по долговым обязательствам любого вида к внереализационным расходам НК РФ). Причем глава 25 «Налог на прибыль организаций» предусматривает специальный порядок отнесения процентов по долговым обязательствам к расходам, учитываемым в целях налогообложения, который установлен НК РФ.

Предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается: либо равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях и 15% - по долговым обязательствам в иностранной валюте, либо равной величине полученной по долговым обязательствам на сопоставимых условиях.

Возврат полученного кредита и уплата начисленных процентов отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции со счетом ().

Пример.

Торговая организация в январе заключила договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк-эмитент в соответствии с договором предоставил кредит на сумму 224 200 рублей сроком на 4 месяца по ставке 16 %. Организация рассчиталась за товары, предназначенные для перепродажи с использованием данной кредитной корпоративной карты.

Перечислена банку сумма заемных средств

В рассмотренном примере банк-эмитент в соответствии с условиями договора изначально перечислил сумму кредита на специальный карточный счет клиента. Однако это не единственный вариант, который позволяет рассчитаться заемными средствами с помощью кредитной корпоративной карты.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета (статья 850 ГК РФ). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием кредитной карты, проводя операции, превышающие платежный лимит клиента.

При расчетах с использованием кредитных корпоративных карт следует различать как предусмотренный овердрафт, так и не предусмотренный.

Если стороны при заключении договора на выдачу и обслуживание кредитной карты предусмотрели возможность овердрафта, условия его предоставления, сроки погашения и проценты, то такой овердрафт считается предусмотренным.

Выявляется он, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт - вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета . Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете. Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в учете делается проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» . Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.

Однако, если, заключая договор на выдачу и обслуживание кредитной корпоративной карты, стороны не предусмотрели возможность краткосрочного кредитования при превышении платежного лимита карты, то в случае превышения платежного лимита возникает так называемый непредусмотренный овердрафт. В этом случае, банк вправе требовать с организации, допустившей непредусмотренный овердрафт, возмещение своих расходов и сумму процентов за пользование чужими средствами (статья 1017 ГК РФ). Начисление процентов за пользование чужими средствами производится в соответствии с требованиями статьи 395 ГК РФ. В соответствии с требованиями гражданского законодательства проценты за пользование неосновательно полученными денежными средствами исчисляются с момента, когда организация узнала о неосновательности их получения. То есть в момент получения выписки по счету, в которой будет отражен перерасход средств.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения операций осуществляемых с использованием пластиковых карт, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».

Широкому распространению расчетов, проводимых в настоящее время с использованием банковских корпоративных карт, способствовала прежде всего их универсальность. Корпоративные карты оправдывают себя при командировках представителей организации как внутри страны, так и за ее пределами, при оплате представительских и хозяйственных расходов, при в банкоматах и пунктах выдачи наличных .
Чтобы получить корпоративную карту, предприятие заключает с банком-эмитентом договор на ее выпуск и обслуживание . При этом организация открывает специальный карточный счет в банке . В соответствии с финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, которые утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 "Специальные счета в банках". Для учета же денежных средств, находящихся на специальном карточном счете, расчеты по которому ведутся посредствам , целесообразно использовать отдельный субсчет "Специальный карточный счет в банке" к данному балансовому счету.
При построении аналитического учета по субсчету "Специальный карточный счет в банке" счета 55 "Специальные счета в банках" необходимо исходить из условий использования корпоративных карт. В ряде случаев условия заключенного договора на использование расчетных корпоративных карт предполагают наличие на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита), т.е. минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. Страховой депозит может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита. В связи с этим к субсчету "Специальный карточный счет в банке" счета 55 "Специальные счета в банках" целесообразно открыть субсчета второго порядка, например "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".
Открытие отдельных субсчетов второго порядка субсчета "Специальный карточный счет в банке" в разрезе держателей выпущенных карт в обязательном порядке следует вести в том случае, если к единому корпоративному счету открыто несколько пластиковых карт, с помощью которых любой держатель может осуществлять операции в пределах общего платежного лимита. При этом при перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент передает в кредитную организацию ведомость, содержащую данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую карту.
Зачисление средств на специальный счет организации , предназначенных для пополнения расчетной корпоративной карты, отражается записью:

К-т сч. 57 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета".
Важно, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, подлежит обязательной переоценке, производить которую необходимо на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Поэтому возникновение курсовых разниц отражается записями:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы" (на величину положительных курсовых разниц);

К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке" (на сумму отрицательных курсовых разниц).
При получении от держателей банковских карт первичных документов , подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт (слипов, квитанций и т.п.), в бухгалтерском учете организации выполняются соответствующие записи:
Д-т сч. 10 "Материалы", 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и т.д.

Использование счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются еще до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей фактическое списание денежных средств со счета организации. К данному счету также целесообразно открыть отдельный субсчет, например "Операции по специальным карточным счетам", предназначенный для отражения движения денежных средств по расчетным операциям, проводимым посредством корпоративных карт. В этом случае для оперативного контроля за остатком денег на специальном карточном счете достаточно, как правило, из остатка по счету 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке", вычесть остаток по счету 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам".
После получения банковской выписки , подтверждающей фактическое списание средств с корпоративного счета, в учете делается проводка:


В перечне операций, которые можно проводить с использованием корпоративных банковских карт, указано, что держатель карты имеет право не только рассчитываться корпоративной картой, но и использовать ее для получения наличных денежных средств. В этом случае на основании сданных в бухгалтерию первичных учетных документов, подтверждающих снятие наличных денежных средств с корпоративного карточного счета (через банкомат или в пункте выдачи наличных кредитной организации), в бухгалтерском учете предприятия выполняется следующая проводка:

К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (на сумму полученных наличных денежных средств).
Использование полученных по карте наличных денег отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету, составляемому сотрудником организации.
Списание денежных средств со специального карточного счета отражается в бухгалтерском учете на основании выписки банка следующей записью:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
Помимо рассмотренной схемы документооборота и бухгалтерского учета операций, проводимых посредствам банковских корпоративных карт, возможна ситуация, когда в течение отчетного периода работником не представлены слипы, иные первичные документы по совершенным операциям с картами. Однако в банковской выписке по итогам месяца при этом может быть отражено списание денежных средств. При решении данного вопроса следует исходить из того, что у каждой пластиковой карты есть конкретный держатель, а порядок составления отчетов о движении средств на специальных карточных счетах предусматривает указание в них номера банковской карты, с помощью которой производилось списание денежных средств. Именно здесь наиболее наглядно проявляется важность грамотного построения системы аналитического учета к счету 55 "Специальные счета в банках". Списание денег со специального карточного счета осуществляется на основании банковской выписки, не подтвержденной первичными документами, и в бухгалтерском учете организации отражается следующей записью:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
Если же держатель карты не может представить необходимые первичные документы или же произведенные расходы не признаются экономически оправданными, то израсходованные денежные средства должны быть возвращены работником в установленном порядке. Возмещение необоснованно израсходованных денежных сумм при этом отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетами учета денежных средств организации (например 50 "Касса", 51 "Расчетные счета").
Особенности бухгалтерского учета операций с использованием корпоративных карт по расчетам в иностранной валюте определяются условиями списания и конвертации валюты, установленными банком, а также видом используемой банковской карты.
В общем случае при возвращении из зарубежной командировки сотрудник организации представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, в том числе тех, которые были составлены при совершении расчетов с использованием банковской пластиковой карты. И так как все расходы в иностранной валюте, понесенные подотчетным лицом, подлежат пересчету в рубли Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета, то в бухгалтерском учете организации в этот день будут выполнены следующие записи:
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (на величину рублевого эквивалента понесенных расходов в зависимости от цели командировки по официальному курсу Банка России);
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (на сумму расходов, оплаченных с использованием банковской корпоративной карты, в рублевом эквиваленте по официальному курсу Банка России).
Дальнейший порядок бухгалтерского учета зависит от того, использовалась в расчетах валютная или рублевая пластиковая карта. В первом случае задолженность по счету 57 "Переводы в пути" будет рассматриваться как валютная и подлежит переоценке на дату совершения операции. Поэтому при получении выписки банка в бухгалтерском учете формируется проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке" (отражается рублевый эквивалент по официальному курсу Банка России на дату списания денежных средств).
Одновременно определяется курсовая разница по счету 57 "Переводы в пути", которая в зависимости от характера изменения валютного курса относится в дебет или кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Во втором случае, т.е. при использовании банковской карты, выпущенной в рублях Российской Федерации, задолженность по счету 57 "Переводы в пути" уже не может рассматриваться как валютная. Поэтому при получении выписки банка бухгалтерская проводка по дебету счета 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам", и кредиту счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке", будет выполняться на ту рублевую сумму, которая указана в выписке. Как правило, эта величина отличается от отраженной на счете 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам", суммы в момент утверждения авансового отчета. Основная причина этого кроется в использовании кредитными организациями для исчисления рублевого эквивалента иностранной валюты внутреннего курса, отличного от официального курса Банка России. Следовательно, возникшая разница подлежит классификации в виде суммовой. И так как величина оплаты, которая производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (или условных денежных единицах), определяется (уменьшается или увеличивается) с учетом возникающих суммовых разниц, то эти разницы подлежат отнесению на тот же счет, что и основная сумма командировочных расходов (счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.).
За использование пластиковых карт в качестве расчетных инструментов юридических лиц банки взимают комиссионное вознаграждение. Размер и порядок списания комиссии определяются тарифами конкретной кредитной организации, являющимися приложением к договору, регламентирующему порядок выдачи и использования корпоративной карты. Расходы на оплату услуг банка по открытию и ведению специальных карточных счетов отражаются в бухгалтерском учете организации в составе прочих расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".
Кроме того, условиями договора с кредитной организацией о выпуске и обслуживании корпоративных карт может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы начисляемых процентов в бухгалтерском учете организации отражаются в составе прочих доходов следующей проводкой:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".
Рассмотренный порядок ведения бухгалтерского учета расчетов посредством банковских корпоративных карт относится прежде всего к организациям, выступающим владельцами специальных карточных счетов в банке и осуществляющим за счет находящихся на них средств платежи в пользу коммерческих партнеров. В это же время организации могут выступать и в прямо противоположной роли, принимая банковские пластиковые карты физических, юридических лиц в качестве средства платежа. При этом эмитенты пластиковых карт заключают с торговыми организациями договор о продаже товаров держателям карт. В данном договоре определяется порядок авторизации операций и обеспечения торговой точки необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары, а также комиссионные банку. Как правило, вознаграждение, причитающееся кредитной организации за обслуживание расчетов с применением платежных карт, удерживается ею из суммы выручки от продажи товаров, зачисляемой на расчетный счет торговой организации.
Бухгалтерский учет сумм, полученных торговой организацией в качестве оплаты, произведенной посредствам банковских пластиковых карт, ведется на счете 57 "Переводы в пути", поэтому при формировании электронного журнала платежей в учете предприятия оформляется проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути"

Порядок и периодичность инкассации слипов устанавливаются условиями договора, заключаемого торговой организацией с банком-эквайером. Однако в любом случае при этом составляется реестр слипов с указанием их общего числа и суммы. Реестр заполняется в двух экземплярах, первый из которых передается со слипами инкассатору, а второй - с распиской последнего остается в торговой организации.
Основанием для принятия сумм на учет по счету 57 "Переводы в пути" выступает второй экземпляр реестра переданных слипов с распиской инкассатора. До момента передачи слипов на инкассацию организация не может считать указанные в них суммы переводами в пути, а также отражать их на счете 57 "Переводы в пути". Пока слипы не переданы банку, а находятся в кассе организации, денежные средства за товары, реализованные покупателям, не могут быть списаны с их счетов и зачислены на расчетный счет организации. В связи с этим до указанного момента за покупателями признается дебиторская задолженность за проданные товары.
При зачислении денежных средств, поступивших в качестве выручки от продажи товаров и услуг, на расчетный счет в учете торговой организации выполняется запись:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Суммы комиссии, удерживаемой банком за организацию и ведение расчетов с использованием пластиковых карт, учитываются в составе прочих расходов организации и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы". Для отражения величины оплаты услуг банка в бухгалтерском учете организации оформляется проводка:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",

Погашение образующейся таким образом задолженности организации перед банком осуществляется, как правило, в день зачисления выручки на расчетный счет. Бухгалтерская проводка при этом приобретает вид:

К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Сформируем общую модель бухгалтерских записей, выполняемых торговой организацией, принимающей в качестве средства платежа банковские пластиковые карты.
Отражена выручка от продажи товаров посредством банковских карт:
Д-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
К-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Выручка".
Начислен налог на добавленную стоимость с выручки от продажи товаров с использованием банковских пластиковых карт:
Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Налог на добавленную стоимость",
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Списана себестоимость проданных товаров, готовой продукции, выполненных работ или оказанных услуг:
Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж",
К-т сч. 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 20 "Основное производство" и др.
Отражена оплата покупателями проданных товаров, работ, услуг банковскими пластиковыми картами:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Зачислены на расчетный счет торговой организации денежные средства, поступившие в счет оплаты проданных товаров, работ, услуг, проводимой с использованием банковских пластиковых карт:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (как правило, за вычетом сумм банковской комиссии).
Суммы оплаты услуг банка за проведение расчетов посредством пластиковых карт отражены в составе прочих расходов организации:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Погашена задолженность перед банком по уплате комиссионного вознаграждения (в соответствии с условиями договора эквайринга между банком и торговой организацией):
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам".
Наконец, поскольку корпоративная банковская карта позволяет распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению предназначен счет 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". В таком случае выдача пластиковой карты работнику будет отражаться в виде выдачи под отчет денежных документов.

Еще совсем недавно на большинстве предприятий для удобства ведения хозяйственной деятельности использовались чековые книги. На смену этим архаизмам пришел более современный вариант – корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц.

Карточка создана для облегчения процессов ведения бизнеса, учета расходов и финансирования рабочих нужд сотрудников

Как активировать платежный инструмент и как правильно им пользоваться?

Назначение банковского продукта

Карточка оформляется на конкретного человека, который использует поступившие на баланс средства компании и отчитывается за их использование.

Перечислим, для чего нужна корпоративная карта Сбербанка:

• оплата различных услуг и товаров для компании;
• безналичный расчет;
• оплата командировочных и расходов на представительство;
• безналичная оплата различных хозяйственных нужд компании;
• снятие наличных с этой же целью.

Карточка имеет ряд достоинств как для ИП, юрлиц и персоналу. Для владельцев бизнеса это:

• экономия времени работы бухгалтерии;
• контролирование финансовой дисциплины работников;
• удобство ведения бухгалтерской отчетности;
• контроль и организация приводит к экономии средств компании.

Выданный пластик значительно облегчает работникам некоторые аспекты в их деятельности:

• работники в любое время имеют доступ к деньгам;
• отсутствует риск транспортировки крупных денежных сумм;
• нет необходимости открывать валютный счет в зарубежных поездках – снять наличные можно в любой валюте;
• бронирование и оплата проездных билетов и гостиниц;
• отпадает необходимость персоналу привлекать собственные деньги;
• простота блокировки при потере пластика;
• простота отчетности по командировкам и тратам перед бухгалтерией.

Банковский продукт предназначен лишь для расходов, связанных с деятельностью компании

Правила пользования корпоративной картой Сбербанка

Правила пользования включают некоторые моменты по бухгалтерской отчетности:

• стоимость выпуска пластика не отразится в проводках, поскольку продукт принадлежит не предприятию, а банку;
• снятые деньги с применением пластика не проходят по кассе;
• сотрудник обязан предоставить документы, свидетельствующие о потраченных средствах: при их отсутствии сумма растраты ложится на работника;
• пластик не предназначен для выплаты зарплаты или других социальных выплат.

Тарифы

Выдача пластиков для корпораций – услуга бесплатная, но само обслуживание – платное. Сбербанк по корпоративной карте устанавливает определенные тарифы. Ежегодное обслуживание карточек MasterCard Business и Visa Business – 1200 руб., а аналогов в иностранной валюте – 50 евро или долл. США. Для этого вида платежного инструмента потребуется первоначальный взнос в двукратном размере ежегодного платежа. Для остальных пластиков размер первого взноса определяет юридическое лицо.

Вариант «Бюджетный» предусматривает как бесплатное открытие, так и обслуживание. Ежегодный платеж по пластику «Корпоративный» составляет 250 руб. на каждого держателя.

Условия пользования

К основным условиям по выпуску и эксплуатации продукта относятся:

• наличие у предприятия бизнес-счета;
• составление реестра сотрудников, пользующихся продуктом;
• указание лимитов и пополнение счета.

Как оформить корпоративную карту в Сбербанке

Перед тем, как провести оформление, юрлицу потребуется обратиться в отдел по обслуживанию корпоративных клиентов для открытия счета предприятия. Все оформленные карточки прикрепляются именно к этому бизнес-счету.

Стоит знать, что для любого количества пластиков понадобиться всего один счет, а необходимое количество пластика определяет сам владелец предприятия. После этого перечисляются деньги в качестве первоначального взноса.

А затем необходимо оформить заявление на выпуск карточек в нужном количестве. Данную процедуру можно осуществить как в самом отделении, так и подать заявку через интернет-банкинг.
Заказ происходит по инициативе компании с установлением определенных лимитов

В это же время предприятие устанавливает нужные лимиты по пластикам персонала (размер лимита определяется потребностями компании) и подает данный реестр в банковское учреждение. После этого карточки будут готовы и их можно получить через несколько дней в отделении.

Как пользоваться корпоративной картой Сбербанка

При оформлении пластика на нем записываются данные пользователя и предприятия, где он работает.

Чтобы проводить все операции правильно, необходимо знать, как пользоваться подобным платежным инструментом:

• все средства, находящиеся на балансе карточки, принадлежат не ее держателю, а предприятию;
• перед использованием пластика на определенные нужды, пополняется счет предприятия и указывается номер пластика, на какую перечислены средства, и назначение (покупку материалов, для расчета с контрагентами, командировочные и т.д.);
• расчетные операции происходят как по безналичному расчету, так и при использовании наличных после снятия;
• для подтверждения правомерности трат работник представляет в бухгалтерию отчеты в качестве чеков с терминалов о снятии средств и оплате товара.

Держателям стоит помнить, что средства на карточном счету — это собственность компании

Как снять деньги

Есть одно ограничение для снятия средств с карточки – в качестве зарплаты сотрудников или на другие социальные нужды. Снять деньги с корпоративной карты Сбербанка наличными можно в любом банкомате или терминале, как на территории РФ, так и за ее пределами. При выдаче средств банком изымается комиссия. Процедура снятия отражается списанием с расчетного счета предприятия всей суммы с комиссионными. Работник в обязательном порядке предоставляет документ, подтверждающий операцию.

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

• Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется , в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
• Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
• Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
• Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно работника, находящегося за границей.
• Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

• Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
• Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

• Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
• Лимиты по расчетам.
• Порядок предоставления отчета по корпоративной карте .
• Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
• Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

• Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
• Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
• Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен целесообразно создать субсчета второго порядка: "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

		Назначение	Подтверждение
		Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый)	Выписка.
		Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный.	Платежный документ, банковская выписка.
		Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договор	Ордер банка, банковская выписка.
		Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафта	Банковская выписка, ордер.
		Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание карты
		Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной карте	Банковская выписка, бухгалтерская выписка.
		Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием карты	Платежное поручение (документ), банковская выписка.

Для отражения пополнения корпоративной карты в "1С " используется документ "Списание с р/с". Он находится в разделе "Банк и касса".

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Упрощенный способ

		Назначение	Подтверждение
		Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выписке	Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.		Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета.	Счета, билеты, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.

Академический вариант

		Назначение	Подтверждение
10, 20, 26, 44 и пр.		Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставления	Билеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.
		Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банке	Бухгалтерская справка.
		Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выписке	Выписка банка с расшифровкой по картам.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

		Назначение	Подтверждение
		Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нужды	Банковская выписка, бухгалтерская справка.
		Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработка	Бухгалтерская справка, приходный ордер.

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

• Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
• Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка , на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

• "Остаток по карте". Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
• "Выдача карты №…". В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке "Выдана карта" указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа "Платежное поручение". Здесь указывается дата, номер документа.

В строке "Итого" должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

• "Снято с карты".
• "Израсходовано наличности".
• "Внесено на карту через терминал".
• "Остаток наличности".

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета - нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.